IA & Doctolib
IA + Doctolib : automatiser la prise de rendez-vous téléphonique d'un cabinet dentaire
Par La rédaction — SecretaireIADentaire.frPublié le 3 min de lecture
Ce guide décrit, étape par étape, comment une IA vocale traite un appel de prise de rendez-vous pour un cabinet dentaire et ce qui reste du ressort de l’équipe. Doctolib est cité ici à titre d’exemple d’agenda largement utilisé par les cabinets dentaires en France ; le principe est le même avec un autre logiciel d’agenda tant qu’une connexion existe.
Réception de l’appel
En bref
L’appel entrant est dirigé vers l’IA selon les règles de la téléphonie du cabinet : en permanence, hors horaires, ou seulement quand personne ne décroche.
Ce routage se configure sur la ligne téléphonique du cabinet, comme un renvoi d’appel classique. Trois configurations reviennent le plus souvent : l’IA répond à tous les appels, elle ne répond qu’en dehors des horaires d’ouverture, ou elle prend le relais uniquement après un délai de sonnerie sans réponse (débordement).
Compréhension de la demande
En bref
L’IA transcrit la parole du patient, identifie le motif (nouveau rendez-vous, déplacement, annulation, renseignement) et pose les questions manquantes.
Le patient s’exprime normalement, sans menu à touches. Si des informations manquent pour traiter la demande — le nom du patient, le motif précis, une préférence de créneau — l’IA les demande une à une, comme le ferait un secrétariat au téléphone.
Identification du type de rendez-vous
En bref
À partir du motif décrit, l’IA détermine le type de soin, la durée et le praticien concerné, en suivant les règles définies par le cabinet.
Le cabinet définit en amont une correspondance entre motifs courants et types de rendez-vous dans l’agenda : « douleur » ou « urgence » vers un créneau d’urgence, « contrôle » vers un rendez-vous court, « détartrage » ou « consultation initiale » vers une durée et éventuellement un praticien spécifique. Cette correspondance est ce qui permet à l’IA de proposer le bon type de créneau sans intervention humaine.
Lecture des disponibilités
En bref
L’IA consulte l’agenda et propose des créneaux compatibles avec le type de rendez-vous et les contraintes du patient.
La connexion à l’agenda (Doctolib ou un autre logiciel selon le cabinet) donne à l’IA une lecture en temps réel des créneaux disponibles pour le type de rendez-vous identifié. Elle propose au patient un ou plusieurs créneaux plutôt que d’énumérer tout l’agenda.
Réservation du créneau
En bref
Une fois un créneau accepté, l’IA enregistre le rendez-vous dans l’agenda avec les informations du patient.
Ce fonctionnement est celui de la secrétaire IA dentaire One-Flow pour la prise de rendez-vous téléphonique.
Modification et annulation
En bref
L’IA retrouve un rendez-vous existant, le déplace vers un autre créneau ou l’annule, puis met l’agenda à jour.
Pour retrouver le rendez-vous concerné, l’IA s’appuie généralement sur le nom et la date approximative donnés par le patient, ou sur le numéro d’appelant si le système le permet. Une fois le rendez-vous identifié, le déplacement ou l’annulation se fait directement dans l’agenda, sans étape manuelle.
Confirmation au patient
En bref
Le patient reçoit une confirmation (par SMS ou e-mail selon la configuration) récapitulant la date, l’heure et le praticien.
Cette confirmation reprend les canaux déjà utilisés par le cabinet — SMS, e-mail, ou les deux — et les rappels automatiques éventuellement configurés dans l’agenda restent inchangés : la prise de rendez-vous par l’IA suit le même circuit qu’une prise de rendez-vous par le secrétariat.
Ce qui reste manuel
En bref
Certains cas — dossiers complexes, situations sensibles, demandes hors périmètre — sont transférés au cabinet ou signalés pour rappel.
Une demande qui sort des règles définies (un cas médical qui nécessite un avis du praticien, un désaccord sur un rendez-vous passé, une situation qui ne correspond à aucun motif prévu) est transférée au secrétariat, en direct ou sous forme de message à traiter. L’IA ne force pas une réponse en dehors de son périmètre.
Questions fréquentes
Peut-on prendre un rendez-vous Doctolib avec une IA ?
Oui, à condition que la secrétaire IA du cabinet soit connectée à l'agenda Doctolib du cabinet : elle lit alors les disponibilités réelles et y inscrit le rendez-vous, comme le ferait le secrétariat.
L'IA peut-elle modifier un rendez-vous existant ?
Oui, si cette action fait partie du périmètre configuré : elle retrouve le rendez-vous à partir des informations données par le patient, puis le déplace ou l'annule dans l'agenda.
Que se passe-t-il si l'agenda est plein ?
L'IA suit la même règle que pour un appel classique : elle propose le prochain créneau disponible, ou transfère la demande au secrétariat si aucun créneau ne convient au patient.
Le patient reçoit-il une confirmation ?
Oui, via les canaux déjà utilisés par le cabinet (SMS, e-mail), selon la configuration de l'agenda.